Analiza kongresnega leta 2012 in pogled naprej, v leto 2013

Kongresni urad pri Turizmu Ljubljana na svojem spletnem portalu (na tej povezavi) že vrsto let objavlja spisek potrjenih mednarodnih kongresov, ob upoštevanju naslednjih kriterijev: srečanja znanstvenega ali strokovnega združenja, ki so mednarodni dogodki ali dogodki z večino tujih udeležencev, trajajo vsaj 2 dni in imajo minimalno 100 udeležencev. Kongresni urad Ljubljana poleg tega vodi interno evidenco o mednarodnih srečanjih z manj kot 100 udeleženci, kar nadgradi osnovno informacijo. Zbrana celota – ob dejstvu, da uradna kongresna statistika za Slovenijo in Ljubljano ne obstaja – ponuja dokaj relevanten prerez stanja v segmentu znanstvenih oziroma strokovnih srečanj.  

Za leto 2012 je na tej osnovi razvidno, da smo beležili nekoliko večje število dogodkov kot v letu 2011, so pa bili ti v povprečju manjši po številu udeležencev. Po naši evidenci danim kriterijem ustreza 69 dogodkov, s povprečnim trajanjem 3,3 oziroma 3,4 dni in povprečno udeležbo 195 oseb. V letu 2012 je bil po številu udeležencev največji dogodek 35. Kongres evropskega združenja računovodji (EAA), ki se je odvil na Ekonomski fakulteti in v Ljubljano privabil 1.200 strokovnjakov, sledila pa je Konvencija Golden s približno 1.000 udeleženci. Kar nekaj drugih kongresov je beležilo med 400 in 600 udeležencev.

Podobno kot v letu 2011 je mogoče zapisati, da tržni segment znanstvenih in strokovnih združenj ostaja najbolj odporen na krizo v času zaostrenih ekonomskih razmer: dogodki se še naprej prirejajo, a se nekoliko spreminjajo. Splošni trend je, da se v mednarodnih združenjih z globalnim članstvom krepi pomen srečanj znotraj posameznih celin – v našem primeru evropskih ali celo regionalnih kongresov. Med razlogi je zagotovo ta, da se s tem – ob  finančnih omejitvah, s katerimi se soočajo mnogi znanstveniki (ne samo pri nas), znižajo stroški poti. Pri naglem razvoju znanosti, ki terja hitro izmenjavo znanja in informacij, pa so svetovna združenja, v primerjavi s sorodnimi celinskimi oziroma regionalnimi, praviloma manj agilna. Vse bolj je vidna uvedba novih tehnologij (ki ne bodo nadomestile srečanj v živo), izpostavljamo pa še izrazito cenovno občutljivost in pogosto tudi nižjo udeležbo na kongresih v primerjavi z leti poprej. 

Pri izbiri destinacije namreč ne štejejo zgolj stroški, ki jih krije glavni naročnik, temveč tudi njegova ocena o ostalih stroških, na katere morajo udeleženci računati poleg kotizacije. Med ključnimi parametri je strošek poti, kar pri analizi letalske dostopnosti zajema tudi število nizkocenovnih povezav, in cena nastanitev. Odprtje novih hotelskih zmogljivosti v Ljubljani je povzročilo določeno znižanje povprečnih cen, kar je sicer za destinacijo pozitivno, po prihodkovni plati posameznih podjetij pa zagotovo ne. Organizatorji dogodkov se namreč zavedajo, da nižji povprečni stroški poti in bivanja, kakor tudi gostinskih storitev, nedvomno vse bolj vplivajo na končno število udeležencev in s tem tudi finančno uspešnost kongresa, ki ga prirejajo. Zato v postopku odločanja vse pogosteje opravijo primerjalno analizo cele vrste stroškov, vključno s povprečno ceno kave ali celo kozarca piva.

V letu 2013 se žal soočamo z določenim upadom števila mednarodnih kongresov, kar nam je bilo jasno že lani, ponovna rast pa se kaže za leti 2014 in 2015. Posebej v letu 2014 bo več kongresov, ki bodo presegli »magično mejo« 1.000 udeležencev. Letos največji dogodek, na katerem se pričakuje 1.000 strokovnjakov – kongres Evropskega združenja pediatrične revmatologije PRES, se bo odvil med 26. in 29. septembrom 2013 v Cankarjevem domu. V večji meri pa ostali kongresi, ki jih imamo evidentirane, po številu udeležencev sodijo v kategorijo manjših ali srednjih, saj jih le nekaj napoveduje predvideno udeležbo nad 400 oseb. Tudi v številnih drugih kongresnih destinacijah občasno pride do kakšnega leta, ko je kongresov nekoliko manj, kar pa ni nujno vezano le na sedanjo ekonomsko krizo. Zagotovo pa nam leto 2013, ki ni optimalno, daje priložnost, da v destinaciji še bolj razumemo prednost povezanega sodelovanja za nastop na mednarodnem trgu, kjer vlada zaostrena konkurenca mest, ki nas po določenih (infrastrukturnih) danostih prehitevajo po desni.
 
Vsi partnerji, skoraj brez izjeme, izpostavljajo problem dostopnosti. Poleg nezadostnih letalskih povezav nas tepejo tudi slabe železniške povezave, ki v mnogih državah predstavljajo enakovredno alternativo letalom, posebej pri regionalnih srečanjih. V skladu s trajnostno naravnanostjo industrije srečanj organizatorji celo spodbujajo uporabo vlakov. S praktično neobstoječimi povezavami s sosednjo Italijo, zastarelo infrastrukturo in voznim parkom (ne bomo niti omenjali hitrih vlakov) nam to predstavlja dodatno oviro.

V letu 2012 je bil večji izpad posla zaznan tudi v segmentu korporacijskih srečanj, še posebej pri domačem naročniškem trgu, ki je precej oklestil število strokovnih in poslovno-družabnih dogodkov. To je posebej prizadelo hotelske ponudnike konferenčnih in banketnih zmogljivosti. Prav tako se je poznal upad števila strokovnih srečanj raznih ustanov, ki delujejo v javnem sektorju, na zunanjih lokacijah.

Specializirane kongresne agencije, ki se usmerjajo predvsem na ta tržni segment, sicer uspešno širijo svoje poslovne mreže v tujini, komentirajo pa, da je za realizacijo potrebno oddati bistveno več ponudb na povpraševanja kot nekaj let nazaj. Kot pozitivno izpostavljajo, da se prepoznavnost Slovenije polagoma krepi, in da je zadovoljstvo tujih naročnikov z vsebinami in storitvami, ki jih ponujata Ljubljana in Slovenija, praviloma nad vsemi pričakovanji. Na leto 2013 gledajo z zmernim optimizmom.

Ker verjamemo v pozitivne učinke sinergijskega delovanja, se je Kongresni urad Ljubljana v letu 2012 udeležil vseh ključnih trženjskih akcij Kongresnega urada Slovenije doma in tujini ter pri nekaterih izdatneje sodeloval. V letu 2012 je bil Turizem Ljubljana s svojim Kongresnim uradom partner in soustvarjalec odmevnega mednarodnega projekta družbene odgovornosti IMEX Challenge in – podobno kot prejšnja leta – podprl borzo Conventa v partnerski vlogi. Izpostavljamo tudi projekt »Ljubljana Strategic Bidding Team«, ki je nastal v sodelovanju s Kongresnim uradom Slovenije in ob skupnemu trudu zaživel v letu 2012. Partnerstvo 23 ključnih kongresnih akterjev v destinaciji ima za cilj dvig prepoznavnosti in konkurenčnosti Ljubljane na mednarodnem trgu, s poudarkom na pridobivanju dogodkov s 500+ udeleženci. V ta namen v letu 2013 načrtujemo nadgradnjo delovanja te partnerske mreže in nekaj dodatnih marketinških akcij na tujih trgih, ki jih doslej nismo izvajali.

Izpostavljamo še, da letošnji naj športni dogodek, to je EuroBasket 2013, zaseda septembrske termine, ki so sicer ena od sezonskih špic za kongresno industrijo. Zaradi zasedenih hotelskih zmogljivosti v tem terminu v preteklih dveh letih nismo mogli kandidirati za vrsto dogodkov, ki so bili razpisani in načrtovani prav v tem mesecu, saj ne bi mogli zagotoviti nastanitev. Nekaj organizatorjev pa se je odločilo za premik datumov kongresov v konec avgusta ali septembra. Tudi proti koncu oktobra 2013 bo Ljubljana ponovno v znamenju športa, saj bo gostila Svetovno mladinsko prvenstvo v judu, ki bo privabilo preko 1.000 tekmovalcev in spremljevalcev. To prvenstvo bo pozitivno vplivalo na dobro zasedenost nekaj poslovnih hotelov, hkrati pa, kot EuroBasket 2013, tudi pripomoglo k dvigu prepoznavnosti Ljubljane in Slovenije.