Kongresni urad Ljubljana Načrtovanje dogodkov Kongresna standardizacija

Kongresna standardizacija

Standardi v kongresni dejavnosti

Ključni namen standardizacije, ki je bila med slovenskimi kongresnimi ponudniki, člani Zavoda-Kongresnoturistični urad, zaključena spomladi 2008 je, da se kupcu storitev olajša in tudi skrajša proces iskanja prizorišča oz. organizatorja dogodka. Kupec oz. naročnik namreč na transparenten način dobi vpogled, kdo nudi katero storitev in s tem pridobi boljši pregled nad kakovostjo storitev, ki jo nudi določen ponudnik.

V Evropi najdemo primerljive modele standardizacije, vendar zastavljene v manjšem obsegu, ali pa zgolj kot priporočila za ponudnike. Priprava kongresnih standardov, pod vodstvom Zavoda-Kongresnoturistični urad (oz. Kongresni urad Slovenije) in ob projektni podpori podjetja GO.MICE, je temeljila na obstoječih standardih in priporočilih s področja poslovnega turizma, kot jih objavljajo DIN (Deutsche Industrie Norm), ICCA (International Congress and Convention Association), IAPCO (International Association of Professional Congress Organisers), APEX (Accepted Practice Exchange), AIPC (International Association of Congress Centres), MPI (Meetings Professionals International) ter druga strokovna združenja na področju kongresne dejavnosti.

Zavod za turizem Ljubljana oz. njegov kongresni oddelek je bil aktivno vključen v ta pomemben projekt, številni med ljubljanskimi ponudniki, ki so člani nacionalnega kongresnega urada, pa so svojo kakovost izkazali tudi skozi proces certificiranja za podelitev standarda. Pri vseh teh je v podrobnejšem opisu posameznih ponudnikov storitev oz. lokacij posebej poudarjena kategorija standarda, ki so ga dosegli.

Kategorije ponudnikov

Kongresni standardi so bili prvič podeljeni v marcu 2008 za obdobje treh let, ponudniki pa so razdeljeni v naslednje kategorije (nekateri ponudniki se uvrščajo v več, kot samo eno):

Kategorija A: LOKALNI IN REGIONALNI KONGRESNI URAD
Kategorija B: PROFESIONALNI KONGRESNI ORGANIZATOR
Kategorija C: DMC AGENCIJA 
Kategorija D: AGENCIJA ZA ORGANIZACIJO DOGODKOV
Kategorija E: KONGRESNI IN RAZSTAVIŠČNI CENTER
Kategorija F: KONGRESNI HOTEL
Kategorija G: HOTELI S KONFERENČNIMI ZMOGLJIVOSTMI
Kategorija H: PONUDNIK DRUGIH KONGRESNIH STORITEV
Kategorija I: PRIZORIŠČA ZA POSEBNE DOGODKE

Kategorije A do vključno D in kategorija H so ponudniki kongresnih storitev, medtem ko so kategorije od E do G in kategorija I ponudniki zmogljivosti.

Opisi posameznih standardov

  • LOKALNI IN REGIONALNI KONGRESNI URAD

    Kategorija A (lokalni / regionalni kongresni urad):lahko deluje na lokalnem ali regionalnem nivoju. Kongresni urad je lahko samostojna pravna oseba, ali pa deluje znotraj obstoječe turistične organizacije (LTO). Ob celovitem poznavanju kongresne in turistične ponudbe je njegova glavna vloga promocija in trženje destinacije za kongresni segment, kakor tudi povezovanje ponudnikov ter proizvodov na lokalnem / regionalnem nivoju in podpora pridobivanju večjih mednarodnih kongresnih prireditev.

  • PROFESIONALNI KONGRESNI ORGANIZATOR

    Kategorija B (profesionalni kongresni organizator): je ključen člen pri organizaciji kongresov in drugih vrst srečanj. Njegovo področje je zelo široko in nudi naročniku celovito tehnično pomoč za izvedbo še tako zahtevnih dogodkov. Z vidika kompleksnosti kongresnih storitev je to najbolj zahteven standard med ponudniki.

  • DMC AGENCIJA

    Kategorija C (DMC agencija, oz. Destination Management Company): je specializirana turistična agencija za kongresno dejavnost. Ta agencija mora seveda biti uradno registrirana kot turistična agencija. Ima celovito poznavanje destinacije za potrebe kongresne dejavnosti. To pomeni, da naročniku dogodka pomaga pri vseh vprašanjih, ki se navezujejo na kraj, kjer bo dogodek potekal - od izvedbe hotelskih namestitev za udeležence do priporočil glede izbire jedilnikov za sprejeme / pogostitve posebnih lokacijah. Naročnik tudi pričakuje, da predstavnik DMC agencije pozna zakonitosti kongresne dejavnosti. DMC agencija lahko nudi tudi motivacijske (incentive) in teambuilding programe.

  • AGENCIJA ZA ORGANIZACIJO DOGODKOV

    Kategorija D (agencija za organizacijo dogodkov): sem sodijo agencije, ki organizirajo vse vrste dogodkov, lahko tudi motivacijske (incentive) in teambuilding programe, ki so namenjeni dvigovanju timskega duha. V večini primerov je naročnik takih dogodkov podjetje, ki želi promovirati oz. navezati kupce na svoje proizvode, oz. razvijati svoj korporacijski profil v poslovnem okolju.

  • KONGRESNI IN RAZSTAVIŠČNI CENTER

    Kategorija E (kongresni in razstaviščni centri) so ponudniki, ki imajo največje kongresne zmogljivosti, tako po številu sedežev v plenarni dvorani kakor tudi številu paralelnih dvoran ter manjših sejnih in drugih prostorov. Kongresni centri imajo poleg tega ustrezne predprostore za izvedbo komercialnih razstav, pogostitev in drugih dogodkov. Nudijo tudi vso tehnično podporo za izvedbo najbolj zahtevnih dogodkov.

  • KONGRESNI HOTEL

    Kategorija F (kongresni hoteli) predstavlja najširši spekter storitev. Glavne storitve kongresnega hotela so hotelska namestitev, dvorane z vso tehnično opremo in gostinske storitve. Kongresni hotel mora imeti vsaj 4 zvezdice, število hotelskih sob mora biti v ustreznem razmerju z velikostjo največje dvorane. Poleg tega mora imeti kongresni hotel plenarno dvorano, predprostore in dodatne dvorane, ki so v ustreznem razmerju s kapaciteto največje dvorane. Nadalje mora hotel imeti lastno tehnično službo in gostinstvo za potrebe kongresnih prireditev, kakor tudi prodajno osebje z izkušnjami na kongresnem področju.

  • PONUDNIK DRUGIH KONGRESNIH STORITEV

    Kategorija H (ponudniki drugih kongresnih storitev) so vsi tista podjetja ali ustanove, ki se ne uvrščajo v druge kategorije. Tu najdemo letalske prevoznike, letališča, ponudnike najema vozil, ponudnike tehnične opreme, cateringa, informacijskih storitev, medije, svetovalna podjetja, izobraževalne institucije, turistične agencije in druga podjetja, ki se ukvarjajo tudi s kongresno dejavnostjo.

  • PRIZORIŠČA ZA POSEBNE DOGODKE

    Kategorija I (posebna prizorišča) zajema vsa prizorišča, ki so zanimiva za izvedbo dogodkov. Seveda morajo imeti kulturno, zgodovinsko, arhitekturno ali tehnično vrednost in vsaj en zaprt prostor. Prizorišče mora nuditi vso podporo za izvedbo dogodka (tehnično, gostinsko, dostop, parkirišče, sanitarije, varnost in drugo).